TCM-PA e Amazon assinam, nesta quinta-feira, contrato para início das atividades do GED

O Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará (TCM-PA) e a empresa Amazon Documentos e Tecnologia da Informação Ltda – ME assinam, nesta quinta-feira (01/03), contrato de serviço com vistas ao desenvolvimento das atividades do GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma tecnologia que permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos, liberando espaço físico a ser utilizado em outros fins, graças à digitalização de milhares de documentos.

Com a assinatura do contrato, o presidente do TCM-PA, conselheiro Daniel Lavareda, dá mais um passo importante no processo de modernização da Corte de Contas, investindo em novas tecnologias de gestão.

Segundo o conselheiro Daniel Lavareda, o GED permitirá, entre outros benefícios, maior transparência e agilidade no acesso a documentos e informações, bem como maior economia, eficiência e eficácia tanto na área administrativa do Tribunal, como na atividade fim, que é a fiscalização e julgamento das contas públicas municipais.

 ECONOMIA E EFICÁCIA

O técnico do TCM-PA, Mauro Souza, membro do Comitê de Gestão de Documentos Eletrônicos (CGDE), esclareceu que a gestão de documentos é uma área da administração que objetiva a economia e eficácia na produção e uso dos documentos. “A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível”, destacou.

Segundo Mauro Souza, por meio do GED, processos de julgamento em papel serão organizados e digitalizados com a segurança e integridade necessárias para garantir a fidelidade com o documento original, possibilitando, portanto, sua segurança jurídica, agregando alta disponibilidade de acesso e integridade de seu conteúdo.

JULGAMENTOS

O presidente Daniel Lavareda explicou que o projeto está sendo desenvolvido pelo CGDE, que atualmente realiza estudos de gestão documental, classificando e identificando os diversos tipos de documentos constantes nos processos de julgamento de contas, foco inicial deste esforço de GED.

Mauro Souza ressaltou que o Tribunal espera alcançar os seguintes resultados com o GED: acesso, de forma mais ágil e assertiva, a documentos e informações; maior transparência dos atos administrativos; e maior economia, eficiência e eficácia à administração, tornando o processo decisório mais célere.

Segundo aindaa Mauro Souza, a Gestão Eletrônica de Documentos vai racionalizar a produção documental, controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos, normatizando os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos. Vai contribuir também para a preservação do patrimônio documental, considerado de guarda permanente.

FIM DO PASSIVO

Por sua vez, o presidente Daniel Lavareda lembrou que “outro ponto muito importante é a eliminação do passivo em papel hoje existente, desocupando significativo espaço em nossas instalações, destinando-as para outros fins”.

Mauro Souza esclareceu que o processo se divide em duas etapas. “A primeira é a captura de documentos e formulários referentes aos processos de julgamento de contas, transformando-os em informações digitais e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios”.

Segundo Souza, a segunda etapa será a gestão desses documentos digitais permitindo, assim, gerenciar com mais eficácia o fluxo dos processos, a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos e em papel.

NOTA MODERNIZAÇÃO

O presidente do TCM-PA, conselheiro Daniel Lavareda, dá mais um passo importante no processo de modernização da Corte de Contas. Assina, nesta quinta-feira, contrato de serviço com empresa especializada que vai desenvolver as atividades do GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma tecnologia que permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos, liberando espaço físico, graças à digitalização de milhares de documentos. O GED dará maior transparência, agilidade, economia, eficiência e eficácia na área administrativa e na fiscalização e julgamento das contas públicas municipais.