Gestão Eletrônica de Documentos trará maior agilidade, economia e eficiência às ações do TCM-PA

O Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará (TCM-PA) está investindo, cada vez mais, em novas tecnologias de gestão. É o caso, em especial, do GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Segundo o presidente do TCM-PA, conselheiro Daniel Lavareda, o GED permitirá, entre outros benefícios, maior transparência e agilidade no acesso a documentos e informações, bem como maior economia, eficiência e eficácia tanto na área administrativa do Tribunal, como na atividade fim, que é a fiscalização e julgamento das contas públicas municipais.

ECONOMIA E EFICÁCIA

O assessor da Presidência do TCM-PA, Mauro Souza, membro do Comitê de Gestão de Documentos Eletrônicos (CGDE), esclareceu que a gestão de documentos é uma área da administração que objetiva a economia e eficácia na produção e uso dos documentos. “A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível”, destacou.

Segundo Mauro Souza, por meio do GED, processos de julgamento em papel serão organizados e digitalizados com a segurança e integridade necessárias para garantir a fidelidade com o documento original, possibilitando, portanto, sua segurança jurídica, agregando alta disponibilidade de acesso e integridade de seu conteúdo.

JULGAMENTOS

O presidente Daniel Lavareda explicou que o projeto está sendo desenvolvido pelo CGDE, que atualmente realiza estudos de gestão documental, classificando e identificando os diversos tipos de documentos constantes nos processos de julgamento de contas, foco inicial deste esforço de GED.

Mauro Souza ressaltou que o Tribunal espera alcançar os seguintes resultados com o GED: acesso, de forma mais ágil e assertiva, a documentos e informações; maior transparência dos atos administrativos; e maior economia, eficiência e eficácia à administração, tornando o processo decisório mais célere.

O assessor da Presidência do TCM destaca ainda que a Gestão Eletrônica de Documentos vai racionalizar a produção documental, controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos, normatizando os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos. Vai contribuir também para a preservação do patrimônio documental, considerado de guarda permanente.

FIM DO PASSIVO

Por sua vez, o presidente Daniel Lavareda lembrou que “outro ponto muito importante é a eliminação do passivo em papel hoje existente, desocupando significativo espaço em nossas instalações, destinando-as para outros fins”.

Mauro Souza esclareceu que o processo se divide em duas etapas. “A primeira é a captura de documentos e formulários referentes aos processos de julgamento de contas, transformando-os em informações digitais e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios”.

Segundo Souza, a segunda etapa será a gestão desses documentos digitais permitindo, assim, gerenciar com mais eficácia o fluxo dos processos, a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos e em papel.